Bundesbeamtengesetz im Entwurf: § 106 Personalakte

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Zur Übersicht des Bundesbeamtengesetzes (Entwurf)

§ 106 Personalakte  

(1) Für jede Beamtin und jeden Beamten ist eine Personalakte zu führen. Sie ist vertraulich zu behandeln und durch technische und organisatorische Maßnahmen vor unbefugter Einsichtnahme zu schützen. Die Akte kann in Teilen oder vollständig automatisiert geführt werden. Zur Personalakte gehören alle Unterlagen, die die Beamtin oder den Beamten betreffen, soweit sie mit ihrem oder seinem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen (Personalaktendaten). Andere Unterlagen dürfen in die Personalakte nicht aufgenommen werden. Nicht Bestandteil der Personalakte sind Unterlagen, die besonderen, von der Person und dem Dienstverhältnis sachlich zu trennenden Zwecken dienen, insbesondere Prüfungs-, Sicherheits- und Kindergeldakten. Kindergeldakten können mit Besoldungs- und Versorgungsakten verbunden geführt werden, wenn diese von der übrigen Personalakte getrennt sind und von einer von der Personalverwaltung getrennten Organisationseinheit bearbeitet
werden.

(2) Die Personalakte kann nach sachlichen Gesichtspunkten in Grundakte und Teilakten gegliedert werden. Teilakten können bei der für den betreffenden Aufgabenbereich zuständigen Behörde geführt werden. Nebenakten (Unterlagen, die sich auch in der Grundakte oder in Teilakten befinden) dürfen nur geführt werden, wenn die personalverwaltende Behörde nicht zugleich Beschäftigungsbehörde ist oder wenn mehrere personalverwaltende Behörden für die Beamtin oder den Beamten zuständig sind; sie dürfen nur solche Unterlagen enthalten, deren Kenntnis zur rechtmäßigen Aufgabenerledigung der betreffenden Behörde erforderlich ist. In die Grundakte ist ein vollständiges Verzeichnis aller Teil- und Nebenakten aufzunehmen. Wird die Personalakte nicht vollständig in Schriftform oder vollständig automatisiert geführt, legt die personalverwaltende Stelle jeweils schriftlich fest, welche Teile in welcher Form geführt werden und nimmt dies in das Verzeichnis nach Satz 4 auf.

(3) Personalaktendaten dürfen nur für Zwecke der Personalverwaltung oder Personalwirtschaft verwendet werden, es sei denn, die Beamtin oder der Beamte willigt in die anderweitige Verwendung ein. Eine Verwendung für andere als die in Satz 1 genannten Zwecke liegt nicht vor, wenn Personalaktendaten ausschließlich für Zwecke der Datenschutzkontrolle verwendet werden. Gleiches gilt, soweit im Rahmen der Datensicherung oder der Sicherung des ordnungsgemäßen Betriebes eines Datenverarbeitungssystems eine nach dem Stand der Technik nicht oder nur mit unverhältnismäßigem Aufwand zu vermeidende Kenntnisnahme von Personalaktendaten erfolgt.

(4) Der Dienstherr darf personenbezogene Daten über Bewerberinnen, Bewerber, Beamtinnen und Beamte sowie über ehemalige Beamtinnen und ehemalige Beamte nur erheben, soweit dies zur Begründung, Durchführung, Beendigung oder Abwicklung des Dienstverhältnisses oder zur Durchführung organisatorischer, personeller oder sozialer Maßnahmen, insbesondere zu Zwecken der Personalplanung oder des Personaleinsatzes, erforderlich ist oder eine Rechtsvorschrift dies erlaubt.

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Zu Artikel 1 (Bundesbeamtengesetz)

Zu Abschnitt 1 (Allgemeine Vorschriften)

Zu § 106 (Personalakte)

Entspricht mit Anpassungen an die geschlechtergerechte Sprache weitgehend dem bisherigen § 90. Der bisherige § 90 Abs. 3 wird § 107 Abs. 1. Die Regelung wird durch Aufteilung in zwei Paragraphen entzerrt, Zweckbindungs- und Zugangsregelungen werden jeweils an einer Stelle zusammengefasst.

Zu Absatz 1
Entspricht dem bisherigen Absatz 1. Satz 2 wird an die datenschutzrechtliche Terminologie angepasst. Mit dem neuen Satz 3 wird klargestellt, dass die Personalakte sowohl in Schriftform als auch automatisiert („elektronisch“) geführt werden kann, ohne dass damit ein Verstoß gegen das „Verbot der geheimen Personalakten“ vorliegt. Der bisherige § 90 Abs. 1 Satz 3 wird Absatz 3 Satz 1. Im Zuge der Einführung moderner Systeme der Vorgangsbearbeitung im Personalaktenwesen besteht ein Bedürfnis für das Führen so genannter Hybridakten (teils in elektronischer, teils in Papierform). Auch in diesen Fällen der gemischten Aktenführung verbleibt es begrifflich bei einer (einzigen) Personalakte, weil auf den materiellrechtlichen Aktenbegriff abzustellen ist. Die Einführung entsprechender Aktenführung darf jedoch weder zu Zweifeln an der Eindeutigkeit der Personalakte führen, noch dürfen damit Einschränkungen der Rechte der Beamtinnen und Beamten, insbesondere datenschutzrechtlicher Art, verbunden sein. Eine parallele Führung gleicher Aktenteile in Papierform und in elektronischer Form ist daher zu vermeiden (siehe hierzu auch die Regelung in Absatz 2 Satz 4). Aus zwingenden technischen Gründen vorzuhaltende Sicherungskopien und Backups stellen aufgrund des materiellen Personalaktenbegriffs keinen Verstoß gegen den Grundsatz der einen Personalakte dar. Auch insoweit ist allerdings durch geeignete Maßnahmen jeder Zweifel an der Eindeutigkeit der Personalakte auszuschließen. Sobald die erforderlichen technischen Voraussetzungen vorliegen, insbesondere die Beweiskraft elektronisch gespeicherter Urkunden durch eine qualifizierte elektronische Signatur (§ 3a Abs. 2 Verwaltungsverfahrensgesetz, § 2 Nr. 3 Signaturgesetz) gewährleistet ist, kann die Personalakte auch ausschließlich elektronisch geführt werden.

Der im bisherigen § 90 Abs. 1 Satz 5 zweiter Halbsatz enthaltene Hinweis auf Regelungen des Sozialgesetzbuches entfällt. Da die allgemeinen Schutzregelungen ohnehin gelten, ist die gesetzliche Nennung lediglich deklaratorischer Art und damit entbehrlich.

Zu Absatz 2
Entspricht mit Anpassungen an die geschlechtergerechte Sprache der bisherigen Regelung. Der neue Satz 4 gewährleistet Transparenz bei der Führung von Hybridakten.

Der Datenfluss zwischen Grund- und Teilakte, wie z. B. der Austausch von Stammdaten zwischen Grundakte und Besoldungs- oder Versorgungsakte, bedarf keiner ausdrücklichen Regelung, da es sich insoweit aufgrund des materiellen Personalaktenbegriffs um eine einzige Akte handelt. Dies gilt auch, wenn die Teilakte bei einer anderen Stelle im Bereich des Dienstherrn geführt wird. Es handelt sich dann lediglich um Aktualisierungen und Anpassungen innerhalb der Personalakte und nicht um eine Datenübermittlung nach außen. Von daher steht das Personalaktenrecht auch bisher schon etwa der Bearbeitung von Besoldungsund Versorgungsangelegenheiten mehrerer Behörden durch eine als „zentraler Dienstleister“ eingesetzte Stelle im Bereich des Dienstherrn nicht entgegen. Der ausdrücklichen Regelung zur Datenweitergabe in § 108 Abs. 2 bedarf es allein wegen der damit verbundenen Erweiterung der besonders engen Zweckbindung von Beihilfedaten sowie im Hinblick auf einen Datenaustausch mit der grundsätzlich (Absatz 1 Satz 5) nicht zur Personalakte gehörenden Kindergeldakte. Wird die Kindergeldakte nach Absatz 1 Satz 6 mit der Besoldungs- oder Versorgungsakte verbunden, ist diese notwendigerweise auch in den zur sachgerechten Bearbeitung erforderlichen Datenaustausch zwischen Grund- und Teilakte einbezogen.

Zu Absatz 3
In diesem neuen Absatz werden die Bestimmungen zur Zweckbindung von Personalaktendaten zusammengeführt. Soweit eine Verwendung ausschließlich zu Zwecken der Datenschutzkontrolle oder zur Sicherstellung eines ordnungsgemäßen Betriebes der Datenverarbeitungsanlage erfolgt, wird der Schutzzweck des personalaktenrechtlichen Geheimhaltungsgebotes nicht berührt. Daher wird, entsprechend dem Gedanken des § 14 Abs. 3 und 4 des Bundesdatenschutzgesetzes, klarstellend die Verwendung durch behördliche Datenschutzbeauftragte und die technisch unvermeidbare Einsichtnahme z. B. durch IT-Administratoren geregelt. Im Hinblick auf die besondere Schutzwürdigkeit der Personalaktendaten und auch zum Schutz der mit der technischen Administration beauftragten Beschäftigten sollten solche Einsichtsnahmen protokolliert werden.

Zu Absatz 4
Entspricht mit Anpassungen an die geschlechtergerechte Sprache und redaktionellen Anpassungen dem bisherigen § 90 Abs. 4 Satz 1. Auf den bisherigen Satz 2 kann verzichtet werden, weil davon auszugehen ist, dass die Dienstbehörden die datenschutzrechtlichen Anforderungen bei der Erhebung personenbezogener Daten auch ohne eine solche einzelfallbezogene Aufsicht beachten. Da es sich um eine bereichsspezifische Datenschutzregelung handelt, kommen als weitere Rechtsvorschriften, die eine Erhebung der hier genannten Daten erlauben können, nur sonstige bereichsspezifische Regelungen in Betracht. Ein Rückgriff auf datenschutzrechtliche Generalklauseln ist insoweit nicht zulässig.


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