Bundesbeamtengesetz im Entwurf: § 113 Aufbewahrungsfrist

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Zur Übersicht des Bundesbeamtengesetzes (Entwurf)

§ 113 Aufbewahrungsfrist  

(1) Personalakten sind nach ihrem Abschluss von der personalaktenführenden Behörde fünf Jahre aufzubewahren. Personalakten sind abgeschlossen,

1. wenn die Beamtin oder der Beamte ohne Versorgungsansprüche aus dem öffentlichen Dienst ausgeschieden ist, mit Ablauf des Jahres der Vollendung der Regelaltersgrenze, in den Fällen des § 41 oder des § 10 des Bundesdisziplinargesetzes jedoch erst, wenn mögliche Versorgungsempfängerinnen und Versorgungsempfänger nicht mehr vorhanden sind,
2. wenn die Beamtin oder der Beamte ohne versorgungsberechtigte Hinterbliebene verstorben ist, mit Ablauf des Todesjahres oder,
3. wenn nach dem Tod der Beamtin oder des Beamten versorgungsberechtigte Hinterbliebene vorhanden sind, mit Ablauf des Jahres, in dem die letzte Versorgungsverpflichtung entfallen ist.

Kann der nach Satz 2 Nr. 2 und 3 maßgebliche Zeitpunkt nicht festgestellt werden, ist § 5 Abs. 2 Satz 2 des Bundesarchivgesetzes entsprechend anzuwenden.

(2) Unterlagen über Beihilfen, Heilfürsorge, Heilverfahren, Unterstützungen, Erkrankungen, Umzugs- und Reisekosten sind fünf Jahre, Unterlagen über Erholungsurlaub sind drei Jahre nach Ablauf des Jahres aufzubewahren, in dem die Bearbeitung des einzelnen Vorgangs abgeschlossen wurde. Für zahlungsbegründende Unterlagen nach Satz 1 beträgt die Aufbewahrungsfrist sechs Jahre. Unterlagen, aus denen die Art einer Erkrankung ersichtlich ist, sind unverzüglich zurückzugeben, wenn sie für den Zweck, zu dem sie vorgelegt worden sind, nicht mehr benötigt werden.

(3) Versorgungsakten sind zehn Jahre nach Ablauf des Jahres aufzubewahren, in dem die letzte Versorgungszahlung geleistet worden ist. Besteht die Möglichkeit eines Wiederauflebens des Anspruchs, sind die Akten 30 Jahre aufzubewahren.

(4) Die Personalakten sind nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist zu vernichten, sofern sie nicht nach § 2 des Bundesarchivgesetzes vom Bundesarchiv oder einem Landesarchiv übernommen werden.   

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Zu Artikel 1 (Bundesbeamtengesetz)

Zu Abschnitt 1 (Allgemeine Vorschriften)

Zu § 113 (Aufbewahrungsfrist)

Entspricht mit Anpassungen an die geschlechtergerechte Sprache weitgehend dem bisherigen § 90f.

Zu Absatz 1
Da die Versorgungsakten bei Umzügen von Versorgungsempfängerinnen und Versorgungsempfängern jeweils zu den örtlich zuständigen versorgungszahlenden Stellen weitergeleitet werden und entsprechende Mitteilungen zur Grundakte gelegentlich unterlassen werden, kann es vorkommen, dass die personalaktenführende Stelle nicht in der Lage ist, die letzte versorgungsaktenführende Stelle zu ermitteln. Satz 3 dient der Wahrung der Rechtssicherheit für die personalaktenführenden Stellen und der Sicherung einer rechtzeitigen Bewertung der Personalakten durch das Bundesarchiv auch in den Fällen, in denen die personalaktenführenden Stellen über den Tod oder den Wegfall der letzten Versorgungsverpflichtung nicht unterrichtet wurden. Dies darf nicht zu unnötig langen und wirtschaftlich nicht vertretbaren Aufbewahrungsfristen führen. Die nach § 5 Abs. 2 Satz 2 des Bundesarchivgesetzes (BArchG) anzusetzende Frist von 110 Jahren nach der Geburt sichert gleichzeitig, dass bei archivwürdigen Personalakten das archivgesetzliche Zugangsrecht durch das Bundesarchiv gewährleistet werden kann.

Zu Absatz 2
In Satz 2 wird die Aufbewahrungsfrist von zahlungsbegründenden Unterlagen in Beihilfeakten etc. auf sechs Jahre verlängert, da nach der Bundeshaushaltsordnung zahlungsbegründende Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren sind. Für Unterlagen über Erholungsurlaub ist bereits nach drei Jahren ein Aufbewahrungszweck nicht mehr ersichtlich.

Zu Absatz 4
Nach § 2 Abs. 1 BArchG sind auch Personalakten dem Bundesarchiv bzw. im Fall des § 2 Abs. 3 BArchG dem zuständigen Landesarchiv zur Übernahme anzubieten. Durch ausdrückliche Bezugnahme auf diese Vorschrift sollen die personalaktenführenden Stellen auf die bestehende archivrechtliche Pflicht, vor der Vernichtung von sich aus das zuständige Archiv zu beteiligen, hingewiesen werden.


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